RG Technologies
Meniu
Un sistem complet de rezervari construit special pentru saloane, frizerii, centre beauty, spa-uri si clinici mici — unde proprietarul are mainile in par sau in foarfece si nu poate raspunde la telefon. Clientul scrie un singur cuvant pe WhatsApp, primeste un link securizat si isi alege singur serviciul (sau o combinatie de 2-5 servicii), ziua, specialistul si ora exacta. In fundal, sistemul calculeaza milimetric disponibilitatea reala pe baza programului fiecarui angajat, a pauzelor, a zilelor libere, a block-time-urilor si a programarilor existente — zero suprapuneri, zero telefoane ratate, zero clienti pierduti.
Dincolo de booking, primesti un motor intreg de automatizari: reminder 24h cu butoane de confirmare, reminder 3h inainte de vizita, detectie automata a clientilor la risc, recovery la no-show, lista de asteptare FIFO care recupereaza locurile eliberate in cateva secunde, programari recurente pentru clientii fideli (la 2, 3 sau 4 saptamani), cerere automata de review dupa vizita cu boost catre Google Reviews la rating mare, re-engagement inteligent pentru clientii care nu au mai trecut de mult (cu detectie personala a ritmului fiecaruia), panou de administrare cu calendar grafic profesional, QR check-in pentru pontaj angajati si rapoarte PDF complete. Totul ruleaza singur, in fundal, zi si noapte.
Majoritatea saloanelor functioneaza cu o agenda pe hartie, cu mesaje private pe WhatsApp sau, in cel mai bun caz, cu un calendar Google in care cineva trece programarile manual. Toate cele trei variante au aceeasi problema: proprietarul nu poate raspunde la telefon in timp ce lucreaza cu un client in scaun. Clientii suna, nu primesc raspuns, isi cauta alt salon. Vin la ora 19:30 cand saloanul e inchis si lasa un mesaj; a doua zi dimineata ii uiti intre 30 de mesaje. Marti se anuleaza doua programari dar joi o noua clienta nu mai are loc, desi tocmai ai ore libere. Pierderile sunt invizibile, dar reale: 10-20% din capacitatea reala a saloanului ramane neacoperita.
Modulul nostru rezolva fix aceste scenarii concrete, pentru ca e construit pe WhatsApp — aplicatia pe care clientii o au oricum pe telefon. Nu e nevoie sa descarce nimic, nu trebuie sa isi faca un cont, nu primesc un SMS cu un link dubios. Scriu "buna" sau "programare" pe numarul saloanului si imediat primesc o pagina web curata, cu toate serviciile, pozele, preturile si orele disponibile, exact ca la un salon de lux. Tu nu atingi telefonul — salonul tau raspunde singur, 24/7, in timp ce tu te ocupi de client in scaun.
Mai jos ai o vedere de ansamblu peste tot ce face sistemul in fundal. Fiecare sectiune din pagina o explica pe larg.
Clientul scrie un cuvant, primeste link, isi alege serviciul (sau pana la 5), ziua, specialistul si ora. Fara aplicatie, fara cont.
Vizualizare zilnica pe angajat sau calendar grafic cu toti angajatii in paralel. Programare manuala in cateva secunde pentru walk-in.
Reminder cu 24h inainte (cu butoane Confirma/Anuleaza/Reprogrameaza), reminder cu 3h inainte, multumire post-vizita cu cerere de review.
Daca o zi e plina, clientul intra pe lista. La prima anulare, sistemul ofera locul automat — FIFO, fara interventie manuala.
Clientii fideli isi seteaza ritmul (la 2, 3 sau 4 saptamani). Sistemul genereaza singur urmatoarea programare cu confirmare.
Stele 1-5 dupa fiecare vizita, rating mediu per angajat afisat la clientii viitori. Link Google Review automat la rating mare.
Confirmarea cu un click la reminder-ul de 24h, detectare clienti la risc, mesaj de recovery la absenta.
Clientii care nu au mai venit de mult primesc automat un mesaj cu invitatie. Quota controlata, opt-in respectat.
De la zero la prima rezervare online in mai putin de o ora. Nu ai nevoie de cunostinte tehnice, nu trebuie sa configurezi DNS-uri sau webhooks, nu trebuie sa instalezi nimic pe niciun calculator. Tot procesul se face ghidat, din browser, dintr-un wizard cu pasi simpli.
Introduci CUI-ul firmei si datele se preiau automat din registrul ANAF. Conectezi numarul de telefon care va deveni "oficial" al saloanului prin contul Facebook Business (gratuit). Numarul trebuie sa nu mai aiba un cont WhatsApp activ; daca are, il stergi dupa un backup al conversatiilor vechi. Dupa validare, Meta iti emite tokenul API si salonul tau este gata sa trimita si sa primeasca mesaje automate. Noi te asistam direct pe WhatsApp in aceasta etapa — cel mai delicat pas din tot procesul.
Creezi catalogul cu tot ce oferi: "Tuns barbati" 30 min, "Vopsit par lung" 120 min, "Manichiura gel" 90 min, "Masaj relaxare" 60 min. Fiecare serviciu are nume, descriere scurta, durata exacta in minute, categorie (par, unghii, masaj, ingrijire ten) si o fotografie optionala. Durata este critica pentru ca motorul de disponibilitate o foloseste la calculul orelor libere — un serviciu de 90 minute nu poate fi pus daca angajatul mai are doar 60 minute libere inainte de pauza de pranz.
Adaugi angajatii cu nume, numar de WhatsApp, foto optionala si un switch care arata daca au cont de WhatsApp personal pe numarul respectiv (pentru a primi notificari despre programari). Pentru fiecare angajat bifezi serviciile pe care le poate executa (un maseur nu apare la "Tuns barbati"), si optional setezi un pret diferit pentru acelasi serviciu daca un senior coafor costa mai mult decat un junior.
Pentru fiecare angajat setezi programul saptamanal: luni 09:00-18:00 cu pauza 13:00-14:00, marti-vineri idem, sambata 09:00-14:00 fara pauza, duminica liber. Programul este per angajat — Maria poate lucra dimineata, Alexandra dupa-amiaza. Se pot seta zile libere ad-hoc, blocaje partiale (1-2 ore pentru training) si perioade de concediu cu anulare automata a programarilor deja facute si notificare automata a clientilor afectati.
Imediat ce ai minim un serviciu si un angajat cu program, pagina de booking este live. Primesti un link scurt care poate fi pus in bio-ul de Instagram, pe Google Business Profile, pe card-ul de vizita. Generezi si un QR de pontaj pe care il printezi si il pui la usa sau in spatele receptiei — angajatii vor scana la sosire si plecare pentru a fi inregistrati ca prezenti in sistem.
Inainte de a incepe, asigura-te ca numarul de telefon pe care vrei sa il folosesti nu este conectat la WhatsApp. Daca este, trebuie sa stergi contul WhatsApp de pe acel numar (nu doar sa dezinstalezi aplicatia). Conversatiile vechi se vor pierde, asa ca fa backup inainte. Detalii complete in pagina Intrebari frecvente.
Ai nevoie de un cont Facebook Business (gratuit) si de CUI-ul firmei tale. Datele firmei se preiau automat din registrul ANAF. Procesul complet de inregistrare este descris in pagina Cum functioneaza.
Catalogul de servicii este fundamentul intregului sistem. Motorul de disponibilitate, reminder-urile, factura, rapoartele, statistica per angajat — toate pleaca de aici. Construim catalogul astfel incat sa reflecte exact cum lucreaza un salon real, cu toate subtilitatile: durate diferite pe tipuri de par, specialisti care cer un supliment, servicii care cer pregatire inainte, combinatii de servicii care se fac in aceeasi vizita.
Nume (afisat la client), descriere scurta optionala ("include spalat si uscat"), durata exacta in minute (15, 30, 45, 60, 90, 120, 180), categorie pentru gruparea pe pagina de booking (Par, Unghii, Masaj, Ingrijire ten, Tratamente faciale, Tratamente corp) si o fotografie optionala care se incarca direct in panou. Fotografia apare in pagina de booking si creste vizibil rata de conversie pe serviciile premium.
Un serviciu poate avea un pret standard si preturi personalizate per angajat (un specialist senior cu mai multa experienta poate avea un tarif diferit pentru acelasi serviciu). Clientul vede in pagina de booking pretul corespunzator specialistului ales, asa ca nu exista surpriza la plata. Mai important: la fiecare programare facuta, sistemul face un snapshot al pretului in momentul respectiv. Daca peste trei luni cresti tariful, statisticile retroactive raman corecte — rapoartele din luna trecuta arata in continuare valoarea de atunci, nu pretul de azi.
Orice serviciu poate fi dezactivat dintr-un click cand s-a terminat stocul de vopsea, cand angajatul principal e bolnav sau cand vrei sa il scoti temporar de la lista. Serviciul dispare instant din pagina de booking; programarile deja facute raman active. Cand il reactivezi, devine imediat disponibil. Nu trebuie sa stergi nimic — stergerea ar afecta istoricul statisticilor, dezactivarea este alegerea corecta.
Exemplu concret: ai un serviciu "Extensii par" pe care il face doar Ioana. Ioana pleaca in concediu doua saptamani. Il dezactivezi luni dimineata; nimeni nu il mai poate rezerva online. Cand se intoarce, il reactivezi si intra imediat inapoi in catalog. Programarile care existau inainte de concediu sunt anulate automat de sistemul de zile libere (vezi sectiunea Zile libere), iar clientii afectati primesc notificare individuala pe WhatsApp cu motivul.
Unul dintre cele mai cerute lucruri in saloane moderne: clientul vine pentru mai mult decat un serviciu. Vine la coafor si vrea sa profite de drum pentru manichiura si o epilare. Sau femeia care face vopsit plus tratament plus tuns plus coafat evenimente, toate in aceeasi vizita de 3 ore. Majoritatea sistemelor de rezervare online cer sa faci 3 programari separate, ceea ce creaza confuzie, goluri in agenda si frustrare.
In pagina de booking, clientul bifeaza mai multe servicii din catalog (pana la 5 simultan). Pe masura ce bifeaza, in rezumatul lateral vede in timp real: lista serviciilor selectate, durata totala calculata automat (nu trebuie sa adune el), pretul total si estimarea orei de finalizare dupa ce alege inceputul. Sistemul apoi cauta un slot care are continuitate pentru toata durata cumulata — nu accepta un slot de 60 minute daca combinatia aleasa necesita 90.
Ana vrea sa vina vineri dimineata. Bifeaza din pagina trei servicii: Vopsit par complet (90 min), Tuns femei (30 min) si Tratament keratina (45 min). Total: 165 minute. Sistemul ii arata doar sloturi care incep suficient de devreme cat sa permita toate trei serviciile fara intrerupere si fara pauza de pranz in mijloc — de exemplu 09:00 sau 09:30, dar nu 11:30 (pentru ca ar trebui sa continue dupa pranz). Ana alege 09:00 cu Maria. Programarea ocupa in calendar blocul 09:00-11:45 pentru Maria, iar clientii de dupa ora 11:45 pot fi luati normal.
De ce conteaza: clientele care isi fac mai multe servicii deodata sunt cele mai profitabile pentru un salon. Oferindu-le o experienta clara de rezervare multi-service, cresti valoarea medie a bonului si reduci driftul catre concurenta unde au nevoie doar sa bage un mesaj si gata. Un sistem care nu permite asta te forteaza sa primesti aceste rezervari tot la telefon — exact problema pe care incerci sa o eviti.
Angajatii sunt piesa centrala a oricarui salon. Un sistem care nu ii modeleaza corect te obliga sa faci compromisuri — fie nu poti avea preturi diferite, fie nu poti restrictiona cine face ce, fie nu poti vedea cat a muncit fiecare. Noi am construit profilul de angajat cu toate campurile care conteaza in viata reala dintr-un salon: de la rating-ul pe care il vor vedea clientii viitori pana la statistica orelor efectiv pontate la QR.
Fiecare angajat are nume, numar de WhatsApp pentru notificari, foto optionala (care apare in pagina de booking), lista serviciilor pe care le ofera (cu pret personalizat optional), program saptamanal propriu, zile libere si statistici calculate automat. Notificarile catre angajat sunt optionale: bifezi daca vrei ca specialistul sa primeasca notificare pe WhatsApp personal la fiecare programare noua, sau doar admin-ul e informat.
Matricea angajat × serviciu este absolut flexibila. Exemplu: Andreea face doar vopsit si extensii; Maria face vopsit, tuns femei, coafat si tratamente; Costin face doar barbati (tuns + barba). Cand clientul alege un serviciu in pagina de booking, doar specialistii capabili de acel serviciu apar in pasul urmator. Pretul este per combinatie serviciu × specialist, asa ca un junior poate avea un tarif diferit fata de un senior pentru exact aceeasi prestatie.
Pentru fiecare specialist, sistemul calculeaza in timp real: numar total de programari pe perioada, rata de prezenta, rata de no-show, rating mediu primit de la clienti (din cele 1-5 stele automate post-vizita), ore lucrate real pontate la QR vs ore programate, venituri generate calculate din snapshot-urile istorice de preturi. Toate acestea sunt exportabile in raport PDF pe perioada aleasa.
Programul unui salon real nu este niciodata "luni-vineri 9-18". Cineva lucreaza cu jumate de norma, altcineva doar in week-end, altcineva e junior si sta doar pana la ora 16. Sambata e scurta, duminica e libera la unii, alta zi libera peste saptamana. In plus, apar mereu situatii neprevazute: o nunta la care trebuie sa mearga un angajat, un training de 2 ore intr-o marti, o gripa care tine pe cineva acasa trei zile. Sistemul nostru le modeleaza pe toate fara compromisuri.
Pentru fiecare angajat setezi ora de inceput si ora de sfarsit a zilei, pe toate cele 7 zile. Poti seta o pauza de pranz pe zi (de exemplu 13:00-14:00) si sistemul va exclude automat sloturile care ar ocupa acest interval. Fiecare zi este independenta: luni 09:00-18:00 cu pauza 13:00-14:00, marti 10:00-20:00 fara pauza, joi liber, sambata 09:00-14:00.
Cand un angajat trebuie sa ia o zi libera neasteptata, tu (sau chiar el, direct din WhatsApp) marchezi ziua ca libera. Sistemul cauta automat toate programarile existente din acea zi cu angajatul respectiv, le anuleaza si trimite fiecarui client afectat un mesaj personalizat pe WhatsApp: "Ne pare rau, Maria a trebuit sa ia o zi libera neprevazuta joi 18 aprilie. Programarea ta de la 14:00 a fost anulata. Te rugam sa alegi o alta data aici: [buton Reprogramare]." Clientul face un click si se reprogrameaza singur. Angajatul primeste si el o lista cu toti clientii afectati (nume, telefon, ora) ca sa ii sune personal daca vrea.
Pentru situatii mai marunte ca o absenta de 2 ore (meeting cu furnizorul, training, sedinta foto) nu ai nevoie sa anulezi toata ziua. Creezi un block time de exemplu marti 14:00-16:00 pe angajatul X, iar sloturile din acel interval dispar instant din pagina de booking. Celelalte ore ale zilei raman normale. Block time-urile au si un preview care iti arata exact ce programari existente intra in conflict (daca exista) inainte sa apesi Confirma.
Pentru concediul colectiv de vara, Craciun, renovari, perioade in care tot salonul este inchis, exista perioade de inchidere la nivel de business. Acestea afecteaza pe toti angajatii simultan, iar programarile facute deja in acea perioada sunt anulate in bloc cu notificari automate catre toti clientii. Pagina de booking afiseaza un avertisment clar: "Salonul este inchis intre 1-15 august. Rezervarile se reiau pe 16 august."
Traseul complet pe care il parcurge un client nou, de la momentul in care trimite primul mesaj pe WhatsApp pana la confirmarea finala si salvarea programarii in calendarul tau. Tot fluxul este proiectat sa functioneze la fel de bine atat pentru un adolescent care face totul din telefon cat si pentru o doamna de 55 de ani care nu a mai folosit vreodata o pagina web de rezervari.
Nu trebuie sa tasteze ceva anume. "Buna", "programare", "am nevoie de o programare", "cat costa tunsul" — orice mesaj declanseaza fluxul. Sistemul detecteaza ca este o solicitare de programare si raspunde in cateva secunde. Nu exista meniu numeric gen "apasa 1 pentru programare, 2 pentru informatii" — acele meniuri sunt simbolul tipic al unui sistem robotic si gonesc clientii.
Daca clientul are deja o programare viitoare, i se arata detaliile acesteia (serviciu, specialist, data, ora) si trei butoane: Reprogrameaza, Anuleaza si Fac alta programare noua in plus. Daca are mai multe programari active, i se arata lista si alege pe care vrea sa o gestioneze. Daca nu are nicio programare, trecem direct la pasul urmator.
Sistemul trimite un mesaj cu un buton (nu un link brut ca spam) care deschide pagina de programari personalizata pentru client. Link-ul contine un token criptat care include ID-ul clientului si o data de expirare — durata este suficienta cat sa rezerve linistit, dar nu atat de mare cat sa poata fi folosit de altcineva daca primeste telefonul in mana altei persoane. La expirare, clientul trebuie sa scrie din nou pentru un link nou.
Se deschide in browser (aceleasi intr-un webview al WhatsApp, asa ca simte ca face parte din conversatie). Interfata este mobile-first, curată, cu pozele serviciilor, durate vizibile si preturi clare. Clientul face totul cu degetul, fara sa scrie nimic. Dureaza 30-60 de secunde de la deschidere pana la confirmare.
Selecteaza unul sau mai multe servicii din catalog, apoi data din calendarul urmator (14 zile afisate, cele fara disponibilitate gri), apoi specialistul (poate alege "oricine disponibil" daca nu are preferinta, sau un specialist anume dupa rating si experienta), apoi ora libera. Orele sunt calculate in timp real de motorul de disponibilitati si reflecta situatia curenta a agendei — nu afiseaza ore deja ocupate de alti clienti.
Un ecran de rezumat cu tot ce a ales: lista serviciilor, durata totala, pretul total, specialistul, data si ora. Un camp pentru numele clientului (pre-completat daca a mai fost pe la noi) si un camp optional pentru observatii ("am parul gros si cres"cret", "sunt alergic la amoniac"). Butonul final "Confirma programarea".
Sistemul verifica din nou disponibilitatea (intre timp e posibil ca alt client sa fi rezervat acelasi slot) cu o operatie atomica in baza de date, garantand ca nu pot exista doua programari pentru acelasi slot cu acelasi specialist. Daca trece, programarea se salveaza si in aceeasi secunda pleaca: confirmarea catre client (cu toate detaliile si butoane de gestionare), notificarea catre specialist (cu fisa clientului — nume, telefon, serviciu, observatii, flag-ul "client nou" sau "client recurent"), si inregistrarea in calendarul admin. Totul in sub 2 secunde.
Pagina de programare este poarta prin care trec toti clientii tai. A fost proiectata ca o experienta in 5 pasi, cu un singur lucru de facut pe fiecare ecran, ca sa nu existe confuzie si ca un client de 55+ ani sa o poata folosi fara sa se intrebe pe ce sa apese. Incarca instant, functioneaza pe orice telefon, nu cere cont, nu are popup-uri, nu afiseaza reclame, nu cere cookie-uri inutile. Fiecare pas are un progres vizibil in sus (1/5, 2/5...) si buton de back ca sa poti corecta daca ai gresit.
In paralel, in toata pagina, un panou lateral (sau sub continut pe mobil) arata permanent rezumatul alegerilor: ce servicii ai bifat, ce data, ce specialist, ce ora, durata totala, pretul total. Nu te miri la final "cat costa?" — vezi tot timpul. Rezumatul este sursa de adevar vizuala, elimina anxietatea de "oare ce am bifat?".
Lista vizuala de servicii (nume, durata, pret), cu filtrare pe categorie.
Calendar 14 zile, indicator "Azi", zile indisponibile gri.
"Oricine disponibil" sau un specialist anume (cu poza, nume si locuri libere).
Ore disponibile (09:00, 09:30, 10:00...), orele ocupate nu se afiseaza.
Rezumat complet (serviciu, specialist, data, ora, durata, pret) + numele clientului + observatii + buton Confirma.
Pagina de programare calculeaza automat orele disponibile pe baza programului angajatului, pauzelor, zilelor libere si programarilor existente. Fara suprapuneri, garantat.
In saloanele cu mai multi specialisti, alegerea persoanei cu care lucreaza clientul este o decizie personala si de incredere. O clienta fidela vrea neaparat cu Maria. Un client nou care nu cunoaste echipa vrea "oricine e bun si are loc acum". Pagina de booking acopera ambele cazuri elegant, cu social proof vizibil pentru clientii indecisi.
Cand clientul ajunge la pasul "Alege specialist", vede o lista cu toti specialistii care pot executa serviciile bifate si au ore libere in ziua aleasa. Pentru fiecare vede: fotografia, numele, rating-ul mediu (stelute din reviews automate post-vizita), numarul de programari libere disponibile in ziua respectiva. In capul listei apare optiunea "Oricine disponibil" care ii elimina decizia si ii arata direct sloturile combinate ale intregii echipe.
Avantajul pentru salon: cand promovezi un angajat nou, clientii noi il vor alege natural pentru ca are ore mai libere. Cand un senior e aproape plin, clientii noi sunt deviati automat catre colegii lui cu ore libere. Echipa se incarca echilibrat, nimeni nu sta pe bara — dar clientii fideli au totusi controlul cand vor neaparat cu cineva anume.
Clientul alege direct angajatul dorit si vede orele lui disponibile.
Afiseaza toti angajatii care pot realiza serviciul in ziua aleasa, cu numarul de ore libere.
Clientul vede clar cine e disponibil si cand, fara sa sune.
Inima intregului sistem. Fiecare data cand un client deschide pagina de booking si alege o zi, in fundal se executa un calcul complex care combina zeci de surse de informatie ca sa iti ofere rezultatul corect: ce sloturi sunt cu adevarat libere pentru serviciul si specialistul alesi, in ziua respectiva.
Programul saptamanal al angajatului pentru ziua respectiva (daca lucreaza sau e libera), ora de inceput si ora de sfarsit a zilei, pauza de pranz (daca exista), programarile deja confirmate ale angajatului in ziua respectiva, block time-urile partiale (traininguri, meeting-uri), zilele libere declarate, perioadele de inchidere a saloanului intreg, durata exacta a serviciului (sau combinatia de servicii daca sunt multiple), intervalul de pasi (de obicei 30 minute, dar configurabil pana la 15 sau 60). Din toata aceasta informatie, rezulta o lista curata de sloturi libere.
Cel mai neplacut lucru intr-un sistem de programari este ca doi clienti sa primeasca acelasi slot pentru ca au apasat simultan pe butonul de confirmare. Rezolvam asta la nivel de baza de date cu o verificare atomica: in momentul salvarii, sistemul incearca sa insereze programarea cu o conditie unica (angajat + data + ora). Daca altcineva a reusit sa salveze cu o fractiune de secunda inaintea ta, a doua incercare e refuzata automat, iar clientul vede imediat mesajul "Din pacate slotul tocmai a fost luat de altcineva, alege te rog alta ora" — fara ca tu sa fi apucat sa confirmi greseala clientului pe telefon.
Pe langa calculul sloturilor la nivel de ora, sistemul calculeaza separat, pentru urmatoarele 14 zile, pe care dintre ele mai exista macar un slot liber pentru ce a ales clientul. Zilele complet pline apar in gri si nu pot fi apasate; clientul nu pierde timp sa intre si sa vada "nu mai sunt ore". In plus, zilele gri sunt cele care declanseaza propunerea de inscriere in lista de asteptare (vezi sectiunea Lista de asteptare).
Clientul gestioneaza programarile direct din WhatsApp.
Lista de asteptare este feature-ul cu cel mai mare impact pe cifra de afaceri a saloanelor mici. Intr-o zi obisnuita, un salon bun are 2-4 anulari. Aceste sloturi libere raman goale pentru ca pana cand altcineva intra pe pagina sa vada ca "s-a eliberat ceva", anularea este deja uitata si nimeni nu o umple. Rezultatul: 2-4 ore x pret mediu, pierdute degeaba, in fiecare zi.
Cand clientul intra pe pagina de booking si vede ca ziua dorita este complet plina (zi gri in calendar), i se ofera automat butonul "Anunta-ma daca se elibereaza ceva". Apasand, se inscrie pe lista pentru acea zi cu serviciul (sau combinatia de servicii) si specialistul ales — sau cu "oricine disponibil" daca nu a avut preferinta. Nu trebuie sa creeze cont, nu scrie email, nu primeste spam. Doar apasă butonul si e in lista.
In momentul in care un alt client anuleaza (sau reprogrameaza, sau nu se prezinta iar sistemul marcheaza no-show), sistemul cauta instant prima persoana din lista de asteptare care ar putea ocupa acel slot — folosind regula FIFO (primul inscris, primul servit). Criteriile de match sunt: acelasi client (acelasi salon), acelasi serviciu, aceeasi data, si fie acelasi specialist fie "oricine" (caz in care se asociaza automat cu specialistul care a avut slotul eliberat).
Persoana aleasa primeste pe WhatsApp un mesaj de forma: "S-a eliberat un slot pentru Tuns cu Maria azi la ora 17:00. Ai 15 minute sa confirmi. [Confirma slotul]." Mesajul contine un token securizat valabil exact 15 minute, iar slotul oferit este persistat in sistem — chiar daca in cele 15 minute se elibereaza si alte ore, confirmarea clientului se face pe slotul exact mentionat in mesaj, nu pe "prima ora libera". Asta elimina confuzia tip "mie mi-a scris 17:00 dar mi-a dat programare la 15:30".
Daca clientul nu apasa pe buton in cele 15 minute, sistemul "expira" automat oferta si ofera slotul persoanei urmatoare din lista, la fel de rapid. Daca nici aceasta nu raspunde in 15 minute, trece la urmatoarea. Procesul continua pana la capatul listei. Tu nu faci nimic — in cele 30-45 minute dupa o anulare, slotul ajunge la cine il vrea realmente si e confirmat automat. Veniturile pe care le pierdeai se recupereaza fara telefoane.
Un scenariu delicat: un client apasa butonul de confirmare in doua tab-uri simultan (sau din doua telefoane). Sau apasa iar-si-iar crezand ca nu s-a trimis. Sistemul trateaza aceste situatii cu o operatie atomica care garanteaza ca doar prima cerere creeaza programarea si "consuma" locul din lista — celelalte primesc un mesaj politicos ca slotul este deja al lor si totul e in regula. Nu poate exista dubla programare.
Exemplu concret. Maria se inscrie luni la 09:30 dimineata pe lista de asteptare pentru tunsoare miercuri — ziua e plina. Marti la ora 12:15, o alta clienta anuleaza o programare de miercuri la 17:00 cu Alexandra. La 12:15:04 Maria primeste pe WhatsApp mesajul "S-a eliberat un slot la 17:00 cu Alexandra, confirma in 15 minute". La 12:16 Maria apasă butonul. La 12:16:01 programarea e deja in sistem, Alexandra primeste notificare pe WhatsApp cu fisa Mariei, iar lista de asteptare trece ca slotul a fost onorat. Timp total de la anulare la recuperarea locului: 61 secunde. Veniturile erau pierdute 100%, acum au fost salvate 100%.
Clientul vrea o zi care nu mai are locuri libere. In loc sa renunte, apasa "Anunta-ma daca se elibereaza" si intra pe lista pentru ziua respectiva.
Cand un client anuleaza sau reprogrameaza, sistemul vede instant locul liber.
Primul client de pe lista (FIFO) primeste automat un mesaj cu locul disponibil si butonul "Confirma in 15 minute".
Daca nu confirma in timp, sistemul trece automat la urmatorul de pe lista. Zero efort din partea ta.
Locurile libere de pe ultimele zile nu mai trebuie completate manual la telefon — sistemul recupereaza singur veniturile.
In orice salon exista un nucleu de clienti fideli care vin cu ritm: barbatii care se tund la 3 saptamani, femeile care vin la manichiura la 2 saptamani, cele care fac vopsit radacina la 4 saptamani, clientele de masaj terapeutic care au sesiuni saptamanale. Acesti clienti reprezinta 40-60% din cifra de afaceri a unui salon matur, dar gestionarea lor manuala este mancatoare de timp: "cand vii data viitoare?", "sa iti retin eu ziua?", "oo am uitat sa te sun". Programarile recurente rezolva totul automat.
La finalul primei vizite, clientul primeste un mesaj "Vrei sa iti pastram automat un loc la acelasi interval?" cu butoane pentru frecventele cele mai intalnite: 14 zile, 21 zile, 28 zile. Alege una si gata — de acum inainte, sistemul genereaza automat urmatoarea programare la intervalul stabilit, cu acelasi serviciu, acelasi specialist, aceeasi ora, in aceeasi zi a saptamanii. Pentru cel mai fidel client, s-a rezolvat totul o data pentru totdeauna.
Cu cateva zile inainte de data urmatoare estimata, sistemul verifica daca slotul este liber si trimite clientului un mesaj: "Te asteptam marti 18 aprilie la 14:00 pentru Tuns cu Maria — la fel ca data trecuta. [Confirma] [Reprogrameaza] [Nu mai vreau recurent]." Un click pe Confirma si programarea este creata automat in agenda. Clientul a rezervat din doua secunde, fara sa deschida pagina.
Daca clientul nu raspunde in 48 de ore, sistemul opreste automat seria pentru a nu-l deranja repetat. Urmatoarea data il vei putea reinscrie manual sau el va scrie din nou "programare" pe WhatsApp. Aceasta logica evita scenariul neplacut in care un client care a renuntat tacut la serviciile tale continua sa primeasca mesaje.
Daca clientul vrea sa opreasca recurenta in orice moment, trimite pe WhatsApp comanda STOP RECURRENT sau apasa butonul "Nu mai vreau recurent" din orice mesaj de confirmare. Seria este oprita instant, fara reclamatii, fara a astepta sa suni la ora 8 seara. Ramane liber sa revina oricand.
In panoul de administrare ai o sectiune dedicata seriilor recurente: vezi pe cine ai activ, cu ce frecventa, cand e urmatoarea data scadenta, care sunt in pauza (in asteptarea unei confirmari de peste 48h) si care sunt oprite. Poti pune in pauza manuala sau sterge o serie oricand, in caz ca un client a plecat din oras sau a renuntat la serviciu.
Clientul alege "vreau la 2 / 3 / 4 saptamani" direct la finalul programarii.
Sistemul creaza singur urmatoarea programare la intervalul ales si trimite confirmare pe WhatsApp.
Clientul confirma sau reprogrameaza din mesajul WhatsApp, fara sa intre pe pagina.
Cu mesajul "STOP RECURRENT", clientul opreste automatizarea instant. Fara complicatii, fara reclamatii.
Rating-ul este cel mai puternic instrument de marketing organic din ultimii 10 ani. Un client care vede ca alt client a lasat 5 stele pentru Maria are o incredere mult mai mare ca va iesi multumit de la ea. Problema e ca majoritatea saloanelor nu colecteaza review-uri sistematic, iar cele cateva review-uri de pe Google sunt haotice si neorganizate pe specialisti. Noi am transformat recoltarea review-urilor intr-un proces automat, non-invaziv si util pentru toata lumea.
La cateva ore dupa ce sistemul a detectat ca programarea s-a finalizat (ora de sfarsit a trecut si specialistul nu a marcat-o ca anulata), clientul primeste un mesaj scurt si prietenos: "Salut Ioana, sper ca ti-a placut serviciul de azi cu Maria. Lasi o nota rapid? [1 stea] [2 stele] [3 stele] [4 stele] [5 stele]". Un click, o secunda, gata. Rata de raspuns este mult mai mare decat la request-urile prin email sau in app.
Din toate review-urile primite, sistemul calculeaza rating-ul mediu per angajat si il afiseaza in pagina de booking, langa numele fiecarui specialist, in momentul in care un client nou alege cu cine vrea sa lucreze. Un client indecis va alege natural specialistul cu rating mai bun — ceea ce consolideaza si mai mult reputatia bunului specialist si ii da un input valoros celui cu rating mai scazut sa se imbunatateasca.
Daca clientul a lasat 4 sau 5 stele, primeste imediat un mesaj de urmare cu link direct catre pagina saloanului pe Google: "Multumim ca ne apreciezi! Ne-ar ajuta mult daca lasi si pe Google aceeasi parere: [link]." Clientul apasa si e directionat instant la formularul Google Review, cu stelele deja pre-selectate pe 5. In acest fel, reviews-urile pozitive ajung automat si pe Google (unde conteaza pentru SEO local), iar saloanele tale incepe sa urce in rezultatele cautarii "salon coafura [oras]" fara sa platesti un lei de reclama. Link-ul de Google Review il setezi o singura data in setari.
In panoul de administrare exista un filtru special care iti arata doar clientii care au lasat nota 1 sau 2 stele, cu data vizitei, specialistul si comentariul (daca au lasat unul). Astfel poti contacta personal fiecare client nemultumit, afla ce nu a mers bine si poti incerca sa repari relatia inainte ca acel client sa scrie o recenzie negativa publica pe Google sau Facebook. De multe ori, un telefon de scuze sau o reparare gratuita transforma un client nemultumit intr-un ambasador care povesteste tuturor cat de profesionisti sunteti.
In raportul PDF si in panoul de statistici, fiecare angajat are pe langa numarul de programari si ore lucrate si distributia review-urilor (cate 5*, cate 4*, cate 3*, cate 2*, cate 1*) plus rating-ul mediu pe perioada aleasa. Este o unealta obiectiva de performance review intern, complet automata.
La cateva ore dupa vizita, clientul primeste pe WhatsApp un mesaj scurt cu butoane 1-5 stele.
Cand un client nou intra pe pagina de programare, vede rating-ul mediu de la fiecare specialist — ajuta la decizie.
In panou ai un filtru "doar nemultumiri" ca sa contactezi rapid clientii care au lasat nota mica. Salvezi relatia inainte sa scrie online.
La rating de 4-5 stele, clientul primeste automat link-ul direct catre review-ul de Google. Crestere organica, fara munca manuala.
Prezenta angajatilor prin scanarea codului, direct din WhatsApp.
Administratorul genereaza codul de scanare si il afiseaza in salon.
Angajatul scaneaza codul la sosire, apasa "Start lucru" si primeste confirmare pe WhatsApp.
La plecare, scaneaza din nou, apasa "Finalizare lucru" si primeste confirmare.
Administratorul vede cine e prezent sau absent in timp real, pe panoul de programari.
Inregistrare sosire + mesaj de bun venit + lista programarilor din ziua respectiva.
Inregistrare plecare + mesaj la revedere.
"Prezent"/"Absent" vizibil in panoul administratorului si pe pagina de programare.
Daca angajatul uita sa incheie programul, sistemul il inchide automat dupa 12 ore.
Angajatul seteaza zile libere direct din WhatsApp. Daca are programari in perioada, i se arata lista si confirma anularea.
Angajatul scrie pe WhatsApp: "zi libera 25.03" sau "concediu 25.03-30.03".
Sistemul verifica daca are programari active in perioada.
Daca da: afiseaza lista programari + butoane "Confirm liber" / "Renunta".
La confirmare: programarile se anuleaza, angajatul primeste lista clientilor de sunat.
Sloturile din perioada libera dispar automat din pagina de programare.
La confirmarea zilei libere cu programari active, angajatul primeste lista completa cu numele, telefonul si ora fiecarui client afectat — pentru a-i suna personal.
Fiecare persoana implicata intr-o programare are nevoie de informatii diferite. Clientul vrea confirmarea si detaliile; specialistul vrea fisa clientului inainte sa intre in scaun; proprietarul vrea alerte cand ceva se abate de la normal. Sistemul trimite automat catre fiecare exact ce are nevoie, fara sa fie nevoie sa configurezi nimic.
Confirmare imediata dupa rezervare (servicii, specialist, data, ora, locatie, durata, pret, cu butoane de gestionare), mesaj la modificare (daca admin a schimbat ora sau specialistul cu explicatie), mesaj la anulare de catre salon (cu motivul si buton de reprogramare rapida), reminder 24h inainte cu butoane Confirma/Anuleaza/Reprogrameaza, reminder 3h inainte (mai scurt, doar pentru memorie), multumire post-vizita cu cerere de review, recovery la no-show (mesaj cald cu buton de reprogramare rapida), oferta de pe lista de asteptare cand se elibereaza un slot, confirmare pentru urmatoarea programare recurenta.
La fiecare programare noua, specialistul primeste pe WhatsApp-ul personal o fisa completa a clientului: nume, numar de telefon, serviciu (sau lista de servicii cu durata totala), ora de inceput si de sfarsit, flag-ul client nou / client recurent cu X vizite, observatii scrise de client la booking, rating-ul pe care l-a lasat ultima oara (daca a mai fost). Primeste notificare si la anulare / reprogramare de la client, si la confirmarea zilei libere propriu. Astfel, specialistul stie exact ce il asteapta fara sa mai intrebe de fiecare data la receptie.
Administratorul (proprietarul sau manager-ul) primeste alerte pentru evenimente care necesita atentie: client marcat la risc de no-show (nu a confirmat reminder-ul 24h), client inscris pe lista de asteptare pentru o zi plina, review negativ (1 sau 2 stele), cerere de zi libera de la un angajat, programare cu client nou pentru prima data. Alertele pot fi pornite sau oprite individual, in functie de cat de implicat vrei sa fii in gestionarea zilnica.
Imediat dupa rezervare: serviciu, angajat, data, ora, locatie. Cu butoane de gestionare.
Cu o zi inainte: butoane Confirma / Anuleaza / Reprogrameaza. Cel mai eficient instrument anti no-show.
Mesaj scurt cu cateva ore inainte: "In 3 ore ai programare pentru Tuns cu Maria".
Dupa vizita: multumire si butoane 1-5 stele pentru rating. Genereaza social proof automat.
Specialistul primeste fisa clientului: nume, telefon, serviciu, ora si daca e client recurent sau nou.
Mesaj cald de recuperare daca un client lipseste de la programare — recastiga relatia.
Cand se elibereaza un loc, primul de pe lista primeste oferta cu confirm in 15 minute.
La anulare/reprogramare, angajatul afectat este informat instant pe WhatsApp.
Reminder-ul este cel mai important instrument anti no-show. Un client care primeste un reminder si apasa butonul "Confirm" cu o zi inainte are probabilitate mult mai mare sa vina decat un client care nu a fost anuntat. In plus, un reminder perfect calibrat iti permite sa detectezi din timp cine nu pare sa vina, ca sa poti umple slotul cu un alt client de pe waitlist.
Cu exact 24 ore inainte de programare, clientul primeste pe WhatsApp un mesaj detaliat: "Reminder pentru programarea ta de maine: Tuns cu Maria la 17:00. [Confirm ca vin] [Anuleaza] [Reprogrameaza]." Cele trei butoane acopera toate scenariile. Clientul care apasa "Confirm" este marcat in sistem ca sigur va veni. Clientul care apasa "Anuleaza" elibereaza slotul si declanseaza automat oferta catre primul din lista de asteptare. Clientul care apasa "Reprogrameaza" primeste link catre pagina de booking deja deschisa la acel serviciu, isi alege alta ora.
Cei care nu raspund nici cu Confirm nici cu Anuleaza raman intr-o zona gri — poate vin, poate nu. La cateva ore dupa primul reminder, sistemul trimite un al doilea ping mai scurt si, cu cateva ore inainte de ora programarii, daca inca nu a confirmat, in panoul de administrare apare un steguleq rosu pe programarea respectiva cu mesajul "Client neconfirmat — risc de no-show". Asa poti decide sa suni preventiv sau sa oferi slotul listei de asteptare (profilaxie mai buna decat tratamentul).
Cu 3 ore inainte de ora efectiva a programarii, clientul primeste un al treilea mesaj foarte scurt: "In 3 ore ai programare pentru Tuns cu Maria." Scopul este strict mnemonic — multe dintre no-show-urile reale se intampla din uitare, nu din rea-vointa. Un reminder scurt cand clientul este in timpul pauzei de pranz sau in drumul spre casa salveaza zilnic cateva ore de manopera pierduta.
Dupa finalizarea automata a programarii (ora de sfarsit + un mic delay), clientul primeste un mesaj de multumire cu cerere de review (vezi sectiunea Reviews). Aceasta este practic si un trigger de marketing: clientul vede inca o data numele saloanului in conversatie, asa ca data urmatoare cand vrea programare stie instant unde sa scrie.
No-show-ul este cea mai mare pierdere invizibila intr-un salon. Un client programat care nu vine inseamna o ora goala care nu mai poate fi recuperata — spre deosebire de o anulare cu 24h inainte care poate fi umpluta din lista de asteptare, un no-show lasat prea aproape de ora programarii este definitiv pierdut. Statisticile din industrie spun ca un salon mediu pierde intre 5-15% din venitul brut din cauza no-show-urilor. Noi atacam problema pe mai multe paliere in paralel.
(1) Reminder 24h cu buton Confirm care scoate procrastinarea clientului din ecuatie. (2) Second ping + risk flag pentru cei care nu au raspuns — pentru tine ca sa decizi sa ii suni preventiv. (3) Reminder 3h pentru cei care confirmasera dar ar putea uita in timpul zilei. (4) Eliberare automata a slotului catre lista de asteptare in momentul confirmarii unei anulari — asa slotul nu mai ramane gol chiar daca clientul initial dispare.
Daca ora de sfarsit a programarii a trecut iar specialistul (sau tu, din admin) nu a marcat clientul ca prezent / finalizat, sistemul o marcheaza automat ca no-show. Nu trebuie sa faci tu asta manual. Statusul apare in calendar cu o culoare diferita (de obicei rosu marunt) si intra in statistici.
Dupa ce programarea a fost marcata no-show, clientul primeste un mesaj politicos, cu ton cald, fara reprosuri: "Ne pare rau ca nu ai ajuns azi — poate ti s-a intamplat ceva. Daca inca vrei sa te programam, apasa aici si alege rapid alta data." Un buton de reprogramare rapida. Multi clienti care lipsesc din motive reale (un drum urgent, o problema acasa) revin la urmatoarea programare daca sunt tratati cu intelegere. Un mesaj agresiv i-ar pierde definitiv.
Sistemul tine evidenta fiecarui no-show din istoria unui client. In panoul de administrare, cand deschizi fisa unui client recurent, vezi instant cate programari a facut, cate a finalizat, cate a anulat din timp si cate a ratat fara avertisment. Astfel stii pe cine poti conta si cu cine ai nevoie sa fii mai strict. In varianta viitoare se poate adauga o politica automata gen "clientii cu 3 no-show-uri consecutive sa plateasca avans".
Mesaj cu butoane Confirma / Anuleaza / Reprogrameaza. Clientii care confirma vin in proportie mult mai mare.
Daca un client nu confirma cu cateva ore inainte, sistemul afiseaza un flag in panou ca sa il poti suna preventiv.
Daca clientul nu a fost marcat prezent dupa ora programarii, sistemul inregistreaza absenta automat.
La no-show, clientul primeste un mesaj de recuperare cu invitatia de a reprograma rapid — fara pierdut clientul de tot.
Sistemul tine evidenta absentelor pentru fiecare client — vezi rapid cine merita atentie speciala.
Cand sistemul detecteaza absenta, locul eliberat e oferit instant primului client de pe lista de asteptare.
Cel mai neexploatat venit al oricarui salon este lista de clienti care au fost o data, de cateva ori, dar nu s-au mai intors in ultimele luni. Sunt oameni care te cunosc, care stiu unde esti, care au avut o experienta destul de buna cat sa nu lase un review negativ. Nu se mai intorc din inertie: au uitat, s-au obisnuit cu un salon mai aproape de birou, n-au mai avut timp. Un mesaj cald primit in momentul potrivit ii aduce inapoi cu o conversie surprinzator de mare. Noi automatizam tot procesul, fara liste in Excel.
Majoritatea sistemelor folosesc un prag simplu gen "trimite mesaj celor care nu au mai venit de 30 de zile". Problema: pentru un client care vine la tuns la fiecare 6 saptamani, 30 de zile e nimic — mesajul il enerveaza inutil. Pentru alta clienta care face manichiura la fiecare 2 saptamani, 30 de zile inseamna deja ca a plecat definitiv la concurenta. Noi calculam media personala a intervalelor dintre vizitele efective ale fiecarui client si trimitem mesajul la un moment care reflecta ritmul lui real — nu un prag arbitrar. Pentru clientii cu putine vizite (sub 2), folosim un fallback la 30 de zile clasic, dar pentru orice client cu istorie, algoritmul se adapteaza.
Mesajele de re-engagement sunt de tip "marketing" conform regulilor Meta si se trimit exclusiv clientilor care au acceptat explicit, la prima programare, sa primeasca oferte. Cei care au refuzat, si mai ales cei care au scris in orice moment STOP pe WhatsApp, nu primesc niciodata aceste mesaje. Conformitatea este un lucru serios pentru noi — o incalcare a regulilor Meta poate duce la blocarea contului de WhatsApp Business, ceea ce ar fi dezastruos.
Chiar daca un client trece de prag in fiecare zi timp de o saptamana, nu primeste zilnic mesaj. Sistemul tine evidenta ultimei trimiteri si reia incercarea abia dupa 30 de zile. Asta garanteaza ca niciun client nu se va simti urmarit sau deranjat — maxim 12 mesaje de re-engagement pe an, teoretic, dar de obicei mult mai putine pentru ca odata ce revin intra intr-o serie noua de vizite si pragul personal se re-calculeaza.
Fiecare mesaj de tip marketing este contorizat in quota ta lunara din pachetul ales. Sistemul respecta singur aceasta limita si se opreste automat cand te apropii de capatul chenarului, ca sa nu primesti factura surpriza. Esti in control total asupra volumului.
Sistemul invata ritmul personal al fiecarui client si detecteaza singur cand a depasit pauza obisnuita dintre vizite.
Trimite un mesaj cald de tipul "Ne-a fost dor de tine" cu link direct de programare, conform regulilor WhatsApp.
Mesajele se trimit doar catre clientii care au acceptat sa primeasca oferte. STOP pe WhatsApp ii dezaboneaza instant.
Sistemul respecta singur limita lunara de mesaje, fara risc de costuri neasteptate.
Panoul de administrare este locul unde tu, ca proprietar sau manager, ai toate firele in mana. L-am construit sa fie rapid, clar si sa functioneze bine atat pe laptop (cu tastatura si mouse, ca o aplicatie desktop) cat si pe telefon (cu atingere, pentru situatiile in care trebuie sa verifici ceva de departe de salon). Nu este nevoie sa instalezi nimic — deschizi pagina in browser si ai acces instant la tot.
Modul Lista — programarile zilei in format tabel, cu numele clientului, serviciul, ora, specialistul, statusul (confirmat / neconfirmat / anulat / finalizat / no-show), cu filtre rapide: doar neconfirmate, doar cu risc de no-show, doar cu reviews negative, doar ale unui specialist. Ideal cand vrei sa vezi rapid ce urmeaza. Modul Calendar Grafic — vedere pe 24 de ore cu fiecare angajat pe coloana proprie si programarile ca blocuri colorate. Vezi instant cine e ocupat, unde sunt sloturi libere, ce blocaje exista. Cand apesi pe un bloc, se deschide fisa completa a programarii cu butoane de editare rapida.
Un client intra in salon fara programare si vrea o tunsoare acum. Un altul suna din oras si vrea programare maine. In loc sa ii trimiti pe pagina web, creezi programarea manual din panou in cateva secunde: alegi serviciul, specialistul, data, ora, scrii numele si telefonul clientului, eventual o observatie. Sistemul verifica in timp real disponibilitatea si te previne daca incerci sa suprapui peste alta programare. Dupa salvare, clientul poate primi si el notificare pe WhatsApp daca are numarul si a mai interactionat cu saloanele.
Orice programare poate fi modificata dintr-un click: ora, data, specialistul, serviciile. In momentul in care confirmi modificarea, sistemul trimite automat catre client un mesaj cu detaliile noi si o explicatie (daca ai scris una), iar catre specialistii afectati (cel vechi si cel nou) notificari corespunzatoare. Nu trebuie sa faci tu telefoane. Daca vrei doar sa anulezi, apesi Anuleaza, optional adaugi un motiv, clientul primeste mesajul si slotul se elibereaza automat catre lista de asteptare.
Din acelasi panou gestionezi tot: catalog servicii (adauga, editeaza, dezactiveaza), angajati (fisa completa cu servicii si preturi per angajat), program saptamanal, zile libere, block time-uri, link-ul de Google Review, perioada minima de anulare (gen 4 ore inainte), setarea daca specialistii primesc notificari pe WhatsApp personal sau nu, perioada de inchidere a saloanei. Toate modificarile au efect instant — nu trebuie sa iesi si sa intri inapoi.
In capul paginii ai mereu o bara cu KPI-uri: programari confirmate azi, venituri estimate azi, rate de prezenta vs no-show pe ultima saptamana, rating mediu al echipei, numar de clienti pe lista de asteptare. Pentru analiza detaliata, descarci raportul PDF din meniul Rapoarte.
Vizualizare zilnica cu toti angajatii in paralel pe coloane — vezi instant cine e ocupat si unde sunt sloturi libere.
Lista pe data, cu filtre rapide: doar neconfirmate, doar reviews negative, doar ale unui specialist.
Adaugi un client picat la usa in cateva secunde, fara sa il trimiti pe pagina web.
Modifici ora, specialistul sau serviciul cu un click; clientul si angajatul sunt notificati automat.
Adaugi, editezi sau dezactivezi servicii si angajati direct din panou, cu efect instant.
Numar programari, rate de confirmare, no-show, rating mediu — calculate automat pe perioada aleasa.
De multe ori ca proprietar nu esti langa laptop. Esti pe drum, in masina, intr-o sedinta, in concediu, sau pur si simplu in fata clientului si nu ai cum sa deschizi pagina web. Pentru aceste situatii, ai acces la un meniu de administrare compact direct in WhatsApp — scrii "admin" sau "meniu" pe numarul saloanei de pe telefonul tau personal, iar sistemul te recunoaste ca proprietar (pe baza numarului autorizat in setari) si iti deschide lista de comenzi rapide.
Din meniul WhatsApp poti: (1) vedea lista programarilor de azi / maine / data specifica, cu indicator de prezenta pentru fiecare, (2) deschide direct panoul web de administrare angajati sau servicii printr-un link securizat valabil scurt timp, (3) genera codul QR de prezenta pentru un angajat nou, (4) descarca raportul PDF pe luna curenta, (5) marca rapid un client ca prezent sau no-show, (6) vedea statusul curent al saloanelor (cati angajati sunt pontati ca prezenti, cate programari mai sunt astazi, cati oameni sunt in lista de asteptare). Practic, ai controlul complet al saloanei din cateva taste — ca un telecomanda a afacerii.
Scrie "programari maine" sau o data specifica si vezi lista completa cu indicator de prezenta.
Deschide panoul de administrare angajati printr-un link securizat.
Creeaza codul de scanare pentru inregistrarea prezentei angajatilor.
Genereaza si descarca raportul PDF cu statistici pe perioada aleasa.
Pentru a lua decizii bune, ai nevoie de cifre bune. Sistemul genereaza automat rapoarte lunare si anuale intr-un format PDF curat, gata de trimis la contabil sau de pus in dosarul de management. Rapoartele sunt reconstruite automat pe baza snapshot-urilor istorice de preturi, asa ca raman corecte chiar daca modifici preturile in catalog ulterior.
Perioada analizata (alegi luna, trimestrul sau anul), numar total programari, distributie pe status (confirmate / finalizate / anulate de client / anulate de salon / no-show), rata de prezenta, rata de anulare cu analiza motivelor, top servicii dupa numar de programari si dupa venituri generate, detalii per angajat (numar programari, ore lucrate real pontate la QR, rata de finalizare, rating mediu din reviews, distributie stele 1-5, venituri generate calculate din snapshot-urile de pret), distribuita revenue-urilor pe zilele saptamanii, ore de varf in agenda saptamanala, grafic evolutie lunara.
In raportul PDF este inclusa si o sectiune dedicata review-urilor: distributia pe perioada (cate 5*, cate 4*, etc.), rating mediu al saloanei, rating mediu per angajat, lista completa a comentariilor textuale lasate de clienti. Aceasta e o unealta obiectiva de evaluare a echipei la sfarsit de luna.
Datele clientilor saloanei sunt o responsabilitate serioasa. Numele, numarul de telefon, istoricul vizitelor, serviciile preferate, review-urile — toate sunt informatii personale care trebuie protejate. Sistemul e construit de la zero cu aceste cerinte in minte.
Fiecare salon are propriul spatiu complet izolat in sistem. Datele unui salon nu pot fi niciodata vazute sau accesate de alt salon, nici macar prin erori sau bug-uri, pentru ca fiecare interogare catre baza de date filtreaza automat pe ID-ul saloanei curente. Aceasta este o protectie la nivel arhitectural, nu doar la nivel de interfata.
Pagina de booking deschisa de un client din WhatsApp nu cere parola. In schimb, foloseste un token criptat cu durata scurta care identifica exact acel client pentru acea sesiune. Daca telefonul ajunge pe mana altcuiva dupa ce token-ul a expirat, nu mai are acces. Panoul de administrare are de asemenea token-uri de scurta durata in loc de parole lungi — mai simplu de folosit si mai sigur la furt de credentiale.
Orice client poate trimite pe WhatsApp cuvantul STOP pe numarul saloanei pentru a se dezabona instant de toate mesajele de marketing (re-engagement, campanii promotionale). Dezabonarea este pe salonul respectiv, nu globala — daca clientul e in mai multe saloane, trebuie sa trimita STOP catre fiecare individual. Dezabonarea este instant si respectata strict, in conformitate cu regulile Meta si cu GDPR.
Sistemul functioneaza pe API-ul oficial Meta (WhatsApp Business API), nu pe solutii neoficiale cu risc de blocare. Toate template-urile de mesaje sunt pre-aprobate de Meta conform regulilor lor stricte. Limitele de rate sunt respectate automat. Window-urile de conversatie 24 de ore sunt monitorizate. Intre tine si o interdictie permanenta de la Meta exista un intreg strat de protectie implementat de noi.
Modulul de programari este construit special pentru afacerile care au un punct comun: clientii se rezerva pe sloturi de timp si exista un specialist (sau o echipa de specialisti) care face munca efectiva. Acesta este un model universal care acopera o paleta larga de business-uri.
Cazul principal. Un salon cu 1-10 specialisti care fac tuns, vopsit, coafat, tratamente de par, barbierit, extensii, ondulat. Modulul le acopera pe toate, cu multi-service pentru combinatiile tipice si zile libere pentru echipa.
Manichiura, pedichiura, unghii gel, masaj terapeutic, masaj de relaxare, tratamente faciale, epilare definitiva, cosmetica, extensii de gene. Toate functioneaza la fel — un specialist, un interval de timp, un set de servicii.
Cabinete stomatologice, cabinete de dermatologie estetica, fizioterapie, kinetoterapie, osteopatie, nutritionist, logoped, psiholog. Orice cabinet unde pacientul isi rezerva un slot cu un specialist beneficiaza de fluxul nostru automat de reminder-uri, waitlist si re-engagement.
Functioneaza identic pentru un freelancer singur (un singur "angajat" = tu) sau pentru o echipa de 10+ specialisti. La un singur specialist, pasul "Alege specialist" din booking este skip-at automat. La echipa mare, toate feature-urile de rating per angajat, pretul personalizat si distribuirea automata a clientilor pe echipa devin valoroase.
Campanii promotionale conforme cu protectia datelor personale.
Mesaje pre-aprobate de WhatsApp pentru comunicarea automata cu clientii.
Mesaj automat cu 3 ore inainte de programare, aprobat de WhatsApp.
Mesaj de multumire trimis automat dupa vizita, aprobat de WhatsApp.
Mesaj de anulare trimis automat (alternativa folosita cand nu se poate trimite mesaj direct).
Mesaje directe in conversatie — fara cost suplimentar.
Contacteaza-ne si iti activam un demo gratuit in cateva minute.